PROTOKOLER: RISALAH TEKNIS KEPROTOKOLAN

DISUSUN OLEH AYI MUZAYINI E.KOSASIH

DIPERSEMBAHKAN UNTUK BAHAN TRAINING KEPROTOLAN DI SELURUH INDONESIA SEBAGAI WUJUD CINTA DAN PERCAYA KEPADA PARTAI YANG MASIH BERSIH, PEDULI DAN PROFESIONAL

BERIKUT RISALAH TEKNIS KEPROTOKOLAN 

Petugas, Fungsi dan Cara Pelaksanaan

Siapa  petugas Keprotokolan?

·         Pejabat Protokol yang diamanahkan Partai

·         Petugas pelaksana yang ditunjuk oleh Pejabat Protokol

·         Petugas pelaksana Keprotokolan disebut juga Protokoler

Apa fungsi Protokoler?

Fungsi Protokoler adalah memberikan khidmah (pelayanan) Keprotokolan kepada obyek protokol secara totalitas, komprehensip, utuh dan bertanggung jawab penuh, sehingga tercapainya kemenangan dakwah dan terwujudnya visi peradaban

Bagaimana cara menerapkan Keprotokolan ?

Keprotokolan dilaksanakan dengan;

·         Tata Cara (tertib, khidmat, nuansa keagungan, tindakan sesuai aturan)

·         Tata Krama (Etiket dalam pengaturan, pelayanan dan ungkapan)

·         Aplikasi Regulasi (domain dan related dengan Keprotokolan)

Koordinasi dan Penanggung Jawab

Kepada siapa Protokoler berkoordinasi?

1. Panitia Pelaksana (singkronisasi jadwal, tempat acara, peserta, daftar Pejabat, Undangan VIP dan VVIP,dll)
2. Biro Rumah Tangga (kebutuhan Protokoler dalam pelaksanaan tugas) 
3. Departemen Pengamanan (pengaman yang cukup sesuai terkait dengan Pejabat dan Undangan VIP dan VVIP)
4. Pihak lain yang terkait dengan kegiatan Keprotokolan

Kepada siapa petugas Protokoler bertanggung jawab?

·         Pimpinan diatasnya

·         Pejabat Protokol yang diamanahkan Partai

Obyek Keprotokolan

Apa dan siapa obyek Keprotokolan?

a.       Lambang Kehormatan NKRI

b.      Lambang Kehormatan Partai

c.       Pejabat Negara

d.      Pejabat Partai

e.       Tokoh Partai

f.       Tokoh Masyarakat

g.      Undangan

Siapa petinggi partai dan/atau tokoh partai, yang menjadi obyek Keprotokolan?

1)      Ketua Majelis Syura;

2)      Ketua Majelis Pertimbangan Pusat;

3)      Ketua Dewan Syariah Pusat;

4)      Presiden Partai;

5)      Sekretaris Jenderal;

6)      Bendahara Umum;

7)      Anggota Majelis Syura;

8)      Mantan Ketua Majelis Syuro, Mantan Ketua MPP, Mantan Ketua DSP dan Mantan Presiden PKS

9)      Anggota Majelis Pertimbangan Pusat dan Anggota Dewan Syariah Pusat;

10)  Pendiri partai, penerima penghargaan partai dan/atau undangan khusus.

11)  Pengurus Partai Tingkat Nasional;

12)  Pengurus Partai Tingkat Provinsi;

13)  Pengurus Partai Tingkat Kabupaten/Kota.

Siapa Pejabat Negara dan Undangan, yang menjadi obyek Keprotokolan?

1)      Presiden Republik Indonesia;

2)      Wakil Presiden Republik Indonesia;

3)      Ketua lembaga-lembaga negara;

4)      Ketua partai lain;

5)      Menteri dan Lembaga Negara setingkat Menteri

6)      Duta Besar/Kepala Perwakilan Negara Asing dan/atau organisasi internasional; 

7)      Kepala Daerah; dan/atau

8)      Tokoh agama atau tokoh masyarakat.

Penjadwalan dan Penjemputan

Bagaimana dengan penjadwalan obyek Protokoler?

1.      Petugas yang diamanahkan harus sudah menyusun jadwal kegiatan obyek protokoler paling lambat satu pekan sebelum kegiatan

2.      Jadwal kegiatan obyek Protokoler minimal meliputi : hari, tanggal, waktu, jenis atau agenda kegiatan, lokasi  kegiatan, tokoh yang hadir, peserta, penanggung jawab kegiatan untuk berkoordinasi.

3.      Jadwal kegiatan ditembuskan kepada Departemen Pengamanan dan Rumah Tangga

4.      Jadwal kegiatan obyek Protokoler dikoordinasikan dengan pihak-pihak terkait, jika Tamu Luar Negeri berkoordinasi dengan BHLN, Jika organisasi kepemudaan dikordinasikan dengan Bid Pemuda dan Olahraga, Jika ORMAS maka dikordinasikan dengan Badan Pembinaan Ummat (BPU)

5.      Jadwal keberangkatan dan kepulangan obyek Protokoler dikoordinasikan dengan panitia atau pihak terkait

Apa tata aturan penjemputan Petinggi Partai dan Tamu VIP?

1)             Yang dimaksud dengan penjemputan adalah mekanisme pengantaran dan penjemputan obyek Protokoler yang membutuhkan jemputan

2)             Penjemputan dilakukan menggunakan kendaraan yang dikoordinasikan dengan panitia atau Rumah Tangga

3)             Penjemputan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP dijadwalkan dan dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk Pejabat Protokoler

4)             Penjemputan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP harus dengan kendaraan roda empat yang paling nyaman dan aman

5)             Penjemputan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP dikawal minimal oleh satu kendaraan roda empat dan kendaraan roda dua dari petugas berwenang

6)             Penjemputan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP dilakukan oleh supir terlatih

7)             Tim Penjemput memakai pakaian resmi yang telah ditetapkan pejabat partai

8)             Kesiapan kendaraan, tim penjemput, akomodasi dan jadwal kunjungan selambat-lambatnya 1 × 24 jam sebelum kedatangan tamu

9)             Di dalam tim penjemput, pengantar, kepulangan dan pendamping keluarga tamu disediakan anggota tim yang menguasai komunikasi dalam bahasa asing yang digunakan tamu

10)         Rute perjalanan ditentukan oleh pejabat partai berwenang

11)         Posisi tempat duduk dengan petugas-petugas penjemputan meliputi petugas rumah tangga, petugas pengamanan atau satuan pengawal dan supir adalah sebagai berikut: obyek Protokoler di posisi kiri bagian belakang, satuan pengawal di posisi sebelah kanan obyek Protokoler, petugas rumah tangga di posisi kiri bagian depan dan supir di posisi kanan bagian depan atau kursi supir

12)         Dalam hal kapasitas kendaraan tidak mencukupi maka perlu ditambahkan jumlah kendaraan yang sesuai

13)         Petugas Protokoler melakukan tugas penjemputan sebagai berikut:

a.       Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan ketersediaan konsumsi air dan buah-buahan serta perlengkapan P3K di dalam kendaraan

b.      Berkoordinasi dengan montir dan supir untuk memastikan kendaraan yang akan digunakan obyek Protokoler dalam kondisi nyaman (seperti mendinginkan ruangan kendaraan sebelum obyek Protokoler menaiki kendaraan) dan aman (seperti tekanan ban kendaraan yang sesuai dan bahan bakar kendaraan yang mencukupi) 

c.       Berkoordinasi dengan panitia atau pihak terkait untuk memastikan jadwal atau waktu penjemputan obyek Protokoler

d.      Membukakan pintu kendaraan saat obyek protokoler akan naik atau turun kendaraan

e.       Dan lain-lain

Jenis Kegiatan dan Acara Partai

Apa jenis kegiatan yang ada Keprotokolan?

-          Acara Partai dan Acara Kenegaraan

-          Pertemuan Resmi

-          Kunjungan (State Visit, Official Visit dan Kunjungan Kerja)

-          Audiensi dan Penerimaan Tamu

-          Acara Perjamuan, dll.

Apa saja acara resmi partai yang harus ada Keprotokolan?

a.       Musyawarah Majelis Syura;

b.      Musyawarah Nasional;

c.       Musyawarah Kerja Nasional;

d.      Musyawarah Dewan Pimpinan Tingkat Pusat;

e.       Musyawarah Wilayah;

f.       Musyawarah Daerah;

g.      Rapat Kelembagaan Partai;

h.      Acara kepartaian dan/atau acara resmi yang ditetapkan dan dilaksanakan oleh partai.  

Persiapan dan Pelaksanaan Acara

Apa persiapan dalam melaksanakan acara? 

1.      Berkoordinasi dengan semua pihak terkait, terutama panitia pelaksana

2.      Memastikan dan meminta kepada panitia untuk menyiapkan hal-hal berikut ini:

a.  Susunan Panitia dan No Kontak masing-masing

b. TOR / Susunan acara  

c.  Daftar nama Undangan VIP dan VVIP yang diundang dan yang sudah dipastikan hadir

d. Transportasi dan akomodasi bagi tamu VIP dan VVIP yang membutuhkan

e.  Peta dan Papan petunjuk arah tempat acara

f.  Tali pita pembatas di antara kursi zona / klaster VIP dan VVIP

g. Papan Tulisan VIP dan VVIP  di zona kursi dan meja VIP dan VVIP

h. Lay out Acara sesuai dengan risalah Keprotokolan

i.   Stiker parkir VIP dan VVIP sudah di tangan yang berhak

j.   Para petugas sudah memahami risalah Keprotokolan baik teori atau praktek

k. Kesiapan Petugas Penjemput, Petugas Penyambut, Petugas Pendamping, Petugas Penerjemah, Petugas Pengamanan, Petugas Transportasi dan Akomodasi, Petugas Konsumsi, Petugas Dokumentasi dan Publikasi, dll

l.   Memastikan Kesiapan Petugas dalam:

a.       Tata Penjadwalan,

b.      Tata Penjemputan,

c.       Tata Penyambutan,

d.      Tata Penginapan,

e.       Tata Pendampingan,

f.       Tata Tempat Acara,

g.      Press comfrence,

h.      Tata Jamuan,

i.        dll.

Apa tata acara dalam acara partai?

a.       Menyanyikan dan/atau mendengarkan lagu kebangsaan Indonesia Raya dan Mars Partai;

b.      Pembacaan kitab suci Al Qur’an;

c.       Pembacaan Do’a;

d.      Pembukaan;

e.       Acara pokok; dan

f.       Penutup.

Tata Ruang dan Fasilitasnya

Apa ruangan yang dibutuhkan Protokoler?

a.  Ruang Transit VIP atau VVIP sebelum atau sesudah acara dimulai

b. Ruang Acara dengan dua pintu (pintu utama dan pintu emergency)

c.  Ruang Jamuan

d. Ruang Istirahat atau kamar tidur

e.  Ruang Petugas Protokol

f.  Ruang Kerumahtanggaan

g. Ruang Satuan Pengawalan (SATWAL) VIP dan VVIP

h. Ruang Konferensi Pers

Apa saja sarana yang harus tersedia dalam ruang pembukaan acara?

a.      Tersedianya Lambang Negara, Bendera Merah Putih, Bendera Partai, foto atau gambar Presiden dan Wakil  Presiden RI,

b.      Foto atau Gambar Pejabat Tertinggi Partai

c.      Tersedianya meja dan kursi VIP, VVIP

d.     Podium

e.      Ada tali pita pembatas diantara kursi per zona/klaster peserta

f.       Tata cahaya yang tepat

g.      Tata suara yang jelas dan nyaman

h.      Dekorasi yang melambangkan jati diri dan izzah partai

i.        Perlengkapan lain (sirine, gong, prasasti, dll).

Bagaimana menata ruang acara?

·         Ruang disesuaikan dengan jenis acara dan jumlah peserta dan undangan

·         Penyesuaian dengan luas ruangan

·         Ciri khas spesifik ( daerah, adat istiadat, tata boga, busana )

·         Sifat acara ( formal – non formal – adat – kesenian – keagamaan )

·         Dekorasi komposisi ( warna – material – bentuk – ornamen lain )

·         Pelaku ( petugas – panitia – pengisi acara )

·         Membuat draf / tata ruang acara

·         Datang – masuk – keluar ( lalu lintas peserta )

·         Waktu ( hitungan jam ) situasi / suasana

·         Psychologis ( nyaman – gerah ) = ketupat ( kondisi, waktu dan tempat )

Apa saja yang harus dilengkapi di Ruang Transit VIP/ VVIP ?

a.      Kursi, meja, Bunga, dll

b.      Makanan, buah-buahan dan minuman

c.      Tamu VIP atau VVIP dapat istirahat sejenak (5 sd 10 menit) dan ditemani oleh Pejabat Tuan Rumah dan Ketua Panitia.

Bagaimana Ruang Jamuan tamu VIP atau VVIP?

1. Panitia menyediakan ruang jamuan khusus untuk VVIP
2. Ruang jamuan diupayakan tidak jauh dari tempat acara atau tempat menginap

Bagaimana dengan Tata Ruang Tidur/Kamar Istirahat VIP / VVIP ?

a.  Royal Suite atau Presidential Suite atau kamar sekelas yang mendekati diberikan kepada Pimpinan Tertinggi Partai atau Tamu Tertinggi Partai

b. Business Suite atau kamar sekelas yang mendekati diberikan pimpinan tinggi partai atau tamu pimpinan tinggi partai

c.  Executive Suite atau kamar sekelas yang mendekati diberikan pimpinan atau tamu yang direkomendasikan oleh pimpinan tinggi partai

Tata Busana

Apa ketentuan dalam tata busana acara resmi?

1)      Tata Busana dalam acara penting partai adalah pakaian resmi yang telah ditentukan telah ditetapkan oleh Partai

2)      Tata Busana dalam acara kenegaraan menggunakan pakaian yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah tentang Tata Pakaian Acara Resmi.

3)      Hal-hal yang harus diperhatikan pada kartu undangan, antara lain:

ð       Dress code biasanya tertulis black tie, casual, long suit, smart casual atau lainnya, yang merupakan petunjuk pakaian untuk pria, sedangkan wanita/isteri biasanya hanya menyesuaikan

ð       Sifat undangan/Acara yang sering tertulis resmi, setengah resmi atau tidak resmi untuk menentukan jenis pakaian

ð       Waktu penyelenggaraan acara pagi, siang, sore atau malam hari, agar dapat menentukan warna pakaian atau aksesori

ð       Tempat acara di luar atau di dalam ruangan, agar dapat menentukan jenis bahan pakaian (khususnya wanita)

ð       Musim/cuaca saat itu. Di beberapa Negara, seperti Eropa dan Amerika, musim sangat menentukan pakaian yang akan dikenakan, khususnya wanita

ð       Pakaian yang dapat dipakai adalah: Pada pembukaan dan penutupan acara, biasanya mengenakan Pakaian Batik dan atau Sipil Lengkap Partai (PSLP) (jas partai/Jas putih, celana hitam, sepatu hitam, kaos kaki, baju koko hitam lengan panjang)

Apa Tata Aturan Pakaian Petugas Protokol atau Protokoler PKS ?

a.       Acara Penyambutan: Petugas Protokol laki-laki memakai jas dan celana abu-abu gelap, sepatu hitam,kaos kaki, kemeja cerah dan dasi tepat sesuai, lengkap dengan pin. Petugas Protokol wanita memakai pakaian semi blazer, jilbab yang berwarna serasi dengan pakaian, serta sepatu pantofel  untuk agenda-agenda formal yang dihadiri obyek Protokoler. Dan memakai baju batik, jilbab yang berwarna serasi dengan pakaian, serta sepatu pantofel untuk agenda-agenda nonformal obyek Protokoler

b.      Acara Penjemputan dan Pendampingan; memakai seragam PDH abu-abu, sepatu hitam, kaos kaki, lengkap dengan pin.

Tata Pendampingan

Bagaimana dengan Tata Pendampingan?

1.      Petugas yang diamanahkan Protokoler mendampingi setiap aktivitas obyek Protokoler kecuali aktivitas yang memerlukan privasi

2.      Posisi petugas dengan obyek Protokoler berada dalam jarak yang proporsional sesuai dengan kebutuhan

3.      Petugas berkoordinasi dengan panitia atau pihak terkait untuk memberikan pelayanan kepada obyek Protokoler secara menyeluruh

4.      Petugas Protokoler memastikan kelengkapan perlengkapan atau barang pribadi obyek Protokoler

5.      Petugas Protokoler berkoordinasi dengan panitia pengamanan atau satuan pengawalan untuk memastikan tata pendampingan berjalan dengan baik.

Tata Penyambutan

Apa Tata Aturan Penyambutan?

1)        Penyambutan meliputi penyambutan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP

2)        Penyambutan dilakukan di area bandara, di hotel dan di Ruang Utama (Tempat Pembukaan dan Penutupan) atau tempat yang disepakati Protokoler

3)        Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP disambut dengan hangat dan meriah

4)        Tim penyambut harus hadir minimal 90 menit sebelum kedatangan tamu

5)        Disediakan ucapan Ahlan Wasahlan (selamat datang) dengan Bahasa Indonesia dan bahasa resmi tamu, yang dipasang di gedung titik-titik strategis yang dilewati

6)        Diberikan kalungan bunga (jika perlu) oleh petugas khusus

7)        Jika Tamu Negara dan atau Tamu VIP, maka dipersilakan oleh Protokoler  untuk menempati ruangan yang telah disediakan, Ruang VIP (tamu penting) dan Ruang Umum (Tamu rombongan)

8)        Tata Penyambutan tamu eksternal negara dilakukan sesuai Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, baik dari dalam maupun luar negeri, yaitu PP NO. 62  TH 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan

9)        Tim penyambut Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP, sekurang-kurangnya berasal dari unsur Perwakilan dari Dewan Pimpinan Tingkat Tinggi (DPTW),

a.    Perwakilan dari Ketua Bidang Pengurus Dewan Pusat atau yang mewakili

b.    Perwakilan dari Departemen Hubungan Luar Negeri atau yang mewakili

Tata Jamuan

Bagaimana dengan Tata Jamuan?

Tata Jamuan adalah interaksi sosial untuk mencapai sasaran hubungan kemitraan yang mengedepankan adab dan akhlak Islam

1.      Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP mendapat menu yang telah memenuhi standar halal, sehat dan nikmat

2.      Tata aturan duduk dalam jamuan diatur sesuai tata urutan penghormatan

3.      Tata Jamuan untuk eksternal dilakukan sesuai kelaziman atau Peraturan Pemerintah Republik Indonesia yang masih berlaku

Apa tujuan dari jamuan?

·         Koordinasi,

·         Penghormatan,

·         Entertainment,

·         Negoisasi dan lobi,

·         Memperoleh informasi aktual,

·         Penyampaian keinginan/prospektus,

·         Menampilkan atau mempromosikan cita rasa dan kebudayaan.

Apa jenis-jenis jamuan ?

·         Santap Berat (Santap Malam dan Santap Siang)

·         Santap Ringan (Welcome Drink dan Coffee atau Tea Break)

Tata Tempat

Bagaimana dengan Tata Tempat?

1.        Tata Tempat adalah aturan mengenai urutan tempat bagi Pejabat Partai, Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara partai, acara kenegaraan resmi atau acara resmi.

2.        Panitia menyiapkan lay out tata tempat acara sesuai urutan Panduan Protokoler Tata Penghormatan kepada Pimpinan Partai

3.        Mereka yang dalam Aturan Tata Tempat mempunyai kedudukan lebih tinggi atau pembesar upacara didampingi oleh tuan rumah dan pejabat lain yang terkait langsung dengan acara

4.        Yang dimaksud dengan tuan rumah acara partai adalah Ketua Umum DPW atau Ketua DPD

5.        Yang dimaksud dengan tuan rumah acara kenegaraan adalah Gubernur atau Bupati/Walikota (Penjelasan Pasal 2 UU Nomor 8 Tahun 1987)

6.        Mereka yang menjadi Kepala Tertinggi (Atasan) dari tuan rumah memperoleh urutan mendahului tuan rumah

7.        Orang yang paling berhak mendapat tata urutan pertama/paling tinggi adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan/paling mendahului

8.        Jika mereka berjajar, orang yang berada di sebelah kanan dari orang yang mendapat urutan tempat paling utama, dianggap lebih tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kiri orang yang mendapat urutan tempat paling utama

9.         Jika menghadap meja, tempat utama adalah yang menghadap ke pintu keluar dan duduk di sebelah kirinya

Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat terhormat adalah di tempat paling tengah dan di tempat sebelah kanan luar, atau dengan rumus: posisi sebelah kanan lebih terhormat dari posisi sebelah kiri (Genap = 4 – 2 – 1 – 3, Ganjil = 5 – 3 – 1 – 2 – 4). Urutan ini ditetapkan pada baris utama (front row) dan pada baris pertama (first row) bagi undangan tertentu. Kemudian, bila pengaturan tempatnya terdiri atas dua blok (kanan dan kiri) maka urutannya adalah dimulai dari nomor 1, 2, 3 dan seterusnya.

Catatan: pengaturan tata tempat dapat pula mengacu pada situasi dan kondisi tempat, sifat acara serta kepatuhan dan tempat yang paling ujung tidak ditempati perempuan

10.         Untuk naik dan turun kendaraan:

ð          Pesawat terbang: orang yang mendapat tata urutan paling utama adalah yang naik paling akhir dan turun paling dahulu

ð          Kapal laut: ia naik dan turun paling dahulu

ð          Mobil atau kereta api: ia naik dan turun paling dahulu

ð          Posisi tempat duduk di mobil disesuaikan dengan pintu masuk di tempat tujuan

Catatan: Dalam hal tata tempat duduk, pengaturannya dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi tempat yang akan di kunjungi

11.        Dalam hal kedatangan dan kepulangan, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling dulu

12.        Panitia menyiapkan lay out tempat acara untuk tamu eksternal partai yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Tentang Aturan Dasar Mengenai Tata Tempat berdasarkan Penjelasan Umum PP No. 62 Tahun 1990

Pelaksanaan Acara

Bagaimana dengan Tata Aturan Pelaksanaan Acara?

1.      Tempat acara sudah siap minimal 5 jam sebelum acara

2.      3 Jam sebelum acara dimulai stiker nama-nama tamu undangan VIP dan VVIP sudah ditempel di kursi masing-masing

3.      2 jam sebelum acara semua petugas penyambut sudah mendapat dan memahami nama-nama tamu undangan VIP dan VVIP yang sudah ditempel di kursi masing-masing

4.      1 (satu) jam sebelum acara seluruh petugas sudah berada di tempat acara

5.      30 menit sebelum acara, pengamanan telah memeriksa dan mengamankan seluruh sudut tempat  acara

6.      20 menit sebelum acara, seluruh peserta sudah duduk di tempat masing masing dan disajikan hiburan ringan

7.      Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP dijemput petugas menuju ruang transit VIP acara

8.      Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP didampingi oleh Pejabat Partai dan Ketua Panitia

9.      Petugas mempersilakan Pejabat Tinggi Partai dan Tamu VIP untuk memasuki ruangan dan disambut oleh pembawa acara dengan meriah

Bagaimana dengan memulai acara resmi?

1.      Tamu VVIP sudah duduk di tempat yang telah disediakan

2.      Fotografer dipersilakan untuk mengambil foto beberapa menit sebelum acara pembukaan atau penutupan dimulai (VVIP dalam keadaan duduk) dan dipersilakan untuk duduk dan tidak ada lagi yang berdiri kecuali Satuan Pengawal (SATWAL)

3.      Acara Pembukaan dimulai

4.      Lagu Indonesia Raya dan Mars Partai Keadilan Sejahtera

a.       Hadirin diminta berdiri

b.      Diperdengarkan oleh tim paduan suara atau melalui tape recorder atau alat sejenisnya

c.       Hadirin dipersilakan duduk kembali

d.      Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an

-          Hadirin dimohon mendengarkan dan menyimak dengan khusyuk

-          Petugas diperingatkan untuk tidak melebihi waktu 5 menit

5.       Do’a

ð       Dipimpin oleh petugas yang sudah ditetapkan panitia

ð       Do’a tidak lebih dari 5 menit

6.       Sambutan

ð       Marhalah/Preseance (urutan) pejabat tertinggi, berada dalam urutan terakhir ketika memberikan sambutan.

ð       Marhalah/Preseance pejabat tertinggi, berada dalam urutan pertama ketika memberikan pengarahan.

ð       Marhalah/Preseance pejabat tertinggi, datang paling akhir dan pulang lebih dahulu.

ð       Marhalah/Preseance pejabat tertinggi, harus lebih memiliki waktu sambutan lebih panjang dibanding dengan pejabat yang dibawahnya

7.       Peresmian

ð       Petugas menyiapkan perlengkapan pembukaan (sirine, gong, prasasti, dll).

8.         Selingan

9.         Marhalah/Preseance pejabat tertinggi diperkenankan meninggalkan tempat acara

10.     Penutup

11.     Hiburan

Fasilitas dan Bekal Petugas

Apa fasilitas yang harus disiapkan oleh Petugas Protokol?

a.       Kendaraan roda empat dan roda dua

b.      Handy Talki (HT) dengan double battery

c.       Pakaian Resmi (Jas , PDH, Batik dll)

d.      Tanda Pengenal (Pin, Kartu Pengenal, dll)

e.       Pakaian Ganti

f.       HP dengan Double Battery

g.      Charger HP dan HT

h.      Lainnya yang diperlukan

Apa bekal seorang protokol (personality) ?

Ø  teliti ( correct    =  penempatan aksesoris acara)
ex : pemukul gong terbalik, tidak ada tisu               

Ø  percaya diri ( self confidence )

Ø  tampilan ( performance )  4wiraga, bahasa tubuh ( body language )

Ø  wicara ,tutur santun / sapa

Ø  empathy

mengkondisikan suasana psychologis dengan orang lain

Ø  sensitif
antisipasi terhadap dinamika acara
ex : dasi pejabat terbalik segera disempurnakan

Ø  menghargai orang lain

tidak memaksakan kehendak

Ø  sederhana

tidak arogan / vulgar dalam semua ekspresi diri

Ø  dialogis & komunikatif

Ø  bermartabat dan bermoral

Adab dan Tata Krama Petugas

Apa adab-adab Petugas Protokol?

-          Berpenampilan bersih dan rapih

-          Menjaga sopan santun dalam berinteraksi, berbicara dan aktivitas lainnya

-          Mendahulukan kepentingan obyek Protokoler di atas kepentingan pribadi

-          Menjaga kehormatan obyek Protokoler

-          Memudahkan urusan dan memberikan manfaat kepada obyek Protokoler

-          Dan lain-lain

Apa Tata Krama Mendampingi Qiyadah /Keluarga/Tamu/Sahabat Qiyadah ?

-          Bersikap hormat

-          Menjaga keamanan dan kenyamanan mereka.

-          Menjaga tata krama sopan santun dan tawadhu’ dalam bersikap, berbicara, berjalan dan sebagainya.

-          Taat memenuhi perintah/instruksi qiyadah dan menjalankan perintah tersebut baik dalam keadaan sulit atau mudah, kecuali perintah untuk maksiat.

-          Bermuka manis dan tersenyum

-          Berbaik sangka

-          Tidak memata-matai

-          Tidak menguping pembicaraan.

-          Menjadi pendengar yang baik dan tidak memotong pembicaraan mereka.

-          Tidak menerima panggilan telepon kecuali hal yang sangat penting dan telah meminta izin.

-          Selalu siap membantu dalam segala hal.

-          Meminta izin jika ada keperluan darurat.

-          Tidak menemani ikut makan bersama kecuali jika diminta.

-          Tidak ikut masuk ke dalam toko waktu mereka berbelanja kecuali jika diminta.

-          Memberi masukan dan nasehat dengan sikap sesopan mungkin.

Apa Tata Krama Berbicara?

-          Berbicara selalu di dalam kebaikan. Allah Swt. berfirman yang artinya: “Tidak ada kebaikan pada kebanyakan bisik-bisikan mereka, kecuali bisik-bisikan dari orang yang menyuruh (manusia) memberi sedekah atau berbuat ma`ruf, atau mengadakan perdamaian di antara manusia”. (An-Nisa: 114).

-          Berbicara dengan suara yang dapat didengar, tidak terlalu keras dan tidak pula terlalu rendah, ungkapannya jelas dapat dipahami oleh semua orang dan tidak dibuat-buat atau dipaksa-paksakan.

-          Tidak membicarakan sesuatu yang tidak berguna. Hadits Rasulullah Saw. menyatakan: “Termasuk kebaikan Islamnya seseorang adalah meninggalkan sesuatu yang tidak berguna”. (HR. Ahmad dan Ibnu Majah).

-          Tidak membicarakan semua apa yang didengar. Abu Hurairah Ra. di dalam haditsnya menuturkan: Rasulullah Saw. telah bersabda: ”Cukuplah menjadi suatu dosa bagi seseorang yaitu apabila ia membicarakan semua apa yang telah ia dengar”.(HR. Muslim)

-          Menghindari perdebatan dan saling membantah, sekalipun berada di pihak yang benar dan menjauhi perkataan dusta sekalipun bercanda.

-          Rasulullah Saw. bersabda: “Aku adalah penjamin sebuah istana di taman surga bagi siapa saja yang menghindari pertikaian (perdebatan) sekalipun ia benar; dan (penjamin) istana di tengah-tengah surga bagi siapa saja yang meninggalkan dusta sekalipun bercanda”. (HR. Abu Daud).

-          Tenang dalam berbicara dan tidak tergesa-gesa. Aisyah Ra. telah menuturkan: “Sesungguhnya Nabi Saw. apabila membicarakan suatu pembicaraan, sekiranya ada orang yang menghitungnya, niscaya ia dapat menghitungnya”. (HR. Bukhari dan Muslim).

-          Menghindari sikap mengejek, memperolok-olok dan memandang rendah. Allah Swt. berfirman yang artinya: “Wahai orang-orang yang beriman, janganlah suatu kaum mengolok-olokan kaum yang lain (karena) boleh jadi mereka (yang diolok-olokan) lebih baik dari mereka (yang mengolok-olokan), dan jangan pula wanita-wanita (mengolok-olokan) wanita-wanita lain (karena) boleh jadi wanita-wanita (yang diperolok-olokan) lebih baik dari wanita (yang mengolok-olokan)”. (Al-Hujurat: 11).

-          Menghindari perbuatan menggunjing (ghibah) dan mengadu domba. Allah Swt. berfirman yang artinya: “Dan janganlah sebagian kamu menggunjing sebagian yang lain”.(Al-Hujurat: 12).

-          Menghindari sikap memaksakan diri dan banyak bicara di dalam berbicara. Di dalam hadits Jabir Ra. disebutkan: “Dan sesungguhnya manusia yang paling aku benci dan yang paling jauh dariku di hari Kiamat kelak adalah orang yang banyak bicara, orang yang berpura-pura fasih dan orang-orang yang mutafaihiqun”. Para sahabat bertanya: Wahai Rasulullah, apa arti mutafaihiqun? Nabi menjawab: “Orang-orang yang sombong”. (HR. At-Turmudzi).

-          Menghindari perkataan jorok dan keji. Rasulullah Saw. bersabda: “Seorang mu’min itu pencela atau pengutuk atau keji pembicaraannya”. (HR. Al-Bukhari).

-          Mendengarkan pembicaraan orang lain dengan baik dan tidak memotongnya, juga tidak menampakkan bahwa apa yang dibicarakannya telah diketahui, serta tidak menganggap rendah pendapatnya atau mendustakannya.

-          Tidak memonopoli dalam berbicara, tetapi berikanlah kesempatan kepada orang lain untuk berbicara.

-          Menghindari perkataan kasar, keras dan ucapan yang menyakitkan perasaan dan tidak mencari-cari kesalahan pembicaraan orang lain dan kekeliruannya, karena hal tersebut dapat mengundang kebencian, permusuhan dan pertentangan.

Tata Krama Makan dan Minum

-          Makan dan minum yang halal. Allah Swt. berfirman: “Wahai orang-orang yang beriman, makanlah di antara rizki yang baik-baik yang Kami berikan kepadamu”. (Al-Baqarah: 172). Yang baik disini artinya adalah yang halal.

-          Makan dan minum dengan niat ibadah.

-          Mencuci tangan sebelum dan sesudah makan.

-          Tidak mencela makanan. Abu Hurairah Ra. di dalam haditsnya menuturkan: “Rasulullah Saw. sama sekali tidak pernah mencela makanan. Apabila suka sesuatu ia makan dan jika tidak, maka ia tinggalkan”. (Muttafaq’alaih).

-          Tidak makan sambil bersandar. Rasulullah Saw. bersabda; “Aku tidak makan sedangkan aku menyandar”. (HR. Bukhari).

-          Tidak makan dan minum dengan menggunakan bejana terbuat dari emas dan perak. Di dalam hadits Hudzaifah Ra. dinyatakan di antaranya bahwa Nabi Saw. telah bersabda: “ dan janganlah kamu minum dengan menggunakan bejana terbuat dari emas dan perak, dan jangan pula kamu makan dengan piring yang terbuat darinya, karena keduanya untuk mereka (orang kafir) di dunia dan untuk kita di akhirat kelak”. (Muttafaq’alaih).

-          Mengambil makanan dengan porsi secukupnya.

-          Memulai makan dan minum dengan membaca Bismillah dan diakhiri dengan Alhamdulillah. Rasulullah Saw. bersabda: “Apabila seorang di antara kamu makan, hendaklah menyebut nama Allah Swt. dan jika lupa menyebut nama Allah Swt. pada awalnya maka hendaknya mengatakan: Bismillahi fi awwalihi wa akhirihi”. (HR. Abu Daud dan dishahihkan oleh Al-Albani). Adapun meng-akhirinya dengan Hamdalah, karena Rasulullah Swt. bersabda: “Sesungguhnya Allah sangat meridhai seorang hamba yang apabila telah makan suatu makanan ia memuji-Nya dan apabila minum-minuman ia pun memuji-Nya”. (HR. Muslim).

-          Hendaknya makan dengan tangan kanan dan dimulai dari yang ada di depanmu. Rasulullah Saw. bersabda Kepada Umar bin Salamah: “Wahai anak, sebutlah nama Allah dan makanlah dengan tangan kananmu dan makanlah apa yang di depanmu. (Muttafaq’alaih).

-          Tidak meniup makan yang masih panas atau bernafas di saat minum. Hadits Ibnu Abbas menuturkan “Bahwasannya Nabi Saw. melarang bernafas pada bejana minuman atau meniupnya”. (HR. At-Turmudzi)

-          Tidak berlebih-lebihan di dalam makan dan minum.Allah Swt. Berfirman; “Hai anak Adam, pakailah pakaianmu yang indah di Setiap (memasuki) mesjid, Makan dan minumlah, dan janganlah berlebih-lebihan. Sesungguhnya Allah tidak menyukai orang-orang yang berlebih-lebihan. (QS. Al-A’raf : 31).

-          Tidak memulai makan atau minum sedangkan di dalam majelis ada orang yang lebih berhak memulai, baik kerena ia lebih tua atau mempunyai kedudukan.

-          Hendaknya makan dan minum dalam keadaan duduk, kecuali jika keadaan tidak memungkinkan.

-          Tidak meletakkan tas, kunci, HP dan lainnya di atas meja.

-          Selama makan, kedua belah siku tidak boleh dikembangkan. Siku atau lengan juga tidak boleh diletakkan di atas meja, cukup sebatas pergelangan tangan.

-          Tidak makan dengan mulut terbuka dan bersuara.

-          Tidak berbicara saat mulut dipenuhi makanan.

-          Tidak menghirup makanan berkuah, apalagi sampai menimbulkan bunyi

-          Tidak meludahkan makanan yang tidak disukai keserbet, piring atau benda lainnya

-          Tidak bersendawa, bersiul atau bersenandung di meja makan. Bila tidak sengaja bersendawa, sentulah bibir dengan serbet sambil berucap “maaf” tanpa menoleh kanan dan kiri.

-          Tidak panik jika ada sesuatu yang jatuh atau tumpah. Bersihkanlah dengan serbet dan mintalah serbet pengganti.

-          Bila tidak sengaja menumpahi baju seseorang, segeralah minta maaf dan tawarkan diri untuk membayar jasa binatu. Biarkanlah orang itu sendiri yang mengelap tumpahan dibajunya sendiri.

-          Bila menolak makanan atau minuman tertentu, baik alasan keagamaan atau kesehatan. Bersikaplah tenang sambil coba menghindarinya dengan mengatakan alasan dengan sopan dan jujur.

Tata Krama Bertamu

-          Membuat janji terlebih dahulu.

-          Datang pada jadwal yang telah disepakati, tidak terlambat dan juga tidak terlalu awal sebelum waktunya.

-          Tidak terlalu keras ketika mengetuk pintu.

-          Mengucapkan salam

-          Berjabat tangan

-          Masuk, duduk, makan dan minum setelah diberi izin.

-          Berbasa-basi sekedarnya sebelum pembicaraan inti.

-          Memperhatikan waktu bertamu, tidak terlalu lama ataupun terlalu singkat.

-          Memperhatikan penampilan dan sikap.

-          Memilih waktu yang tepat untuk berpamitan.

-          Berpamitan dengan sikap sopan.

-          Mengucapkan salam dan berjabat tangan ketika berpamitan.

Tata Krama Berjalan

-          Berjalan dengan sikap wajar dan tawadhu serta tidak memperlihatkan kesan angkuh.

-          Mengayunkan langkah kaki dengan sewajarnya, tidak terlalu melebar atau terlalu menyempit.

-          Kedua kaki menapak ketanah dengan mantap.

-          Mengarahkan pandangan mata kedepan.

Tata Krama Naik dan Turun Kendaraan

-          Pesawat Terbang; Orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.

-          Mobil, Bis, Kereta Api, Kapal Laut, Andong, Becak; Orang yang paling utama naik dan turun paling awal.

-          Posisi tempat duduk di mobil disesuaikan dengan pintu masuk di tempat tujuan.

-          Dalam hal kedatangan dan kepulangan, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling awal.

-          Protokoler membukakan pintu mobil ketika qiyadah akan naik dan turun dari kendaraan mobil

Penguasaan Sikap Seorang Protokoler

1. Setting Lokasi

Merujuk kepada lay out (tata letak di mana acara berlangsung yang sudah dibuat sebelumnya) seperti naik-turun pada panggung, masuk dan keluar peserta. Ruang loby, Ruang makan, Pers Room (jumpa wartawan), Ruang pameran, parkir dan seterusnya menurut kebutuhan acara berlangsung

2. Setting Preseance

(Penempatan tempat duduk). Formasi berdasarkan (setting lokasi) urutan tempat duduk pejabat yang tertinggi, urutan golongan, klasifikasi, status, pejabat/undangan dan pelaku acara. (VIP/Eksekutif).

3. Urutan Acara

Kronologis pelaksanaan / urutan acara, jenis acara, waktu pelaksanaan.

4. Pelaku Acara

Siapa-siapa pelaku/pengisi acara disesuaikan dengan materi acara, sekaligus konfirmasi keberadaannya. Seperti Perwira Upacara (PU) ,Komandan Upacara (Dan Up), Pembaca Dasa Darma, Pemandu Do’a, Pengerek bendera dan seterusnya

5. Property Acara

Pendukung fasilitas/ perangkat keras seperti, Alqur’an dan lehar, sound system/operator, gunting kalau pengguntingan pita/pelaku pembawa nampan gunting, gong jika ditandai dengan pemukulan gong/pembawa gong, lencana tanda jasa/pembawa nampan tanda jasa/penerima tanda jasa, Naskah pelantikan, meja, pena, tamplak meja dan berita acara pelantikan serta petugas pengangkat meja. Bendera SAKA dan urutannya. Begitulah seterusnya.

6. Aura Acara

Pemahaman adat istiadat tertentu dan atributnya. Seperti pemangku adat menggunakan tanjak dan busana bes cape, bela diri, ada karate, Yudo, Inkai, Silat masing-masing salam hormat dan atribut berbeda. Salam Pramuka, Tepuk Pramuka, Busana Golongan Siaga, Penggalang, Penegak. Busana PDL, PDH, PSR.

7. Simbol-Simbol yang Disepakati

Acungan jempol tanda acara dimulai, jari jempol dan telunjuk menyatu membuat lingkaran kecil artinya acara dihentikan/usai. Kedua tangan bersilang di depan dada, bermakna pergantian dari acara ke acara lain.

8. Pengambilan Tindakan / Emergency

Mempersilakan pelaku acara pada formasi yang telah ditentukan (Contoh Penerima tanda jasa, karenanya 30 menit sebelum acara dimulai perlu diadakan gladi resik). Pelaku acara berhalangan hadir, segera menunjuk penggantinya. Antisipasi hal tersebut, dalam penyusunan acara dipersiapkan pengganti cadangan. Plus nomor-nomor kontak HP/Telepon baik pelaku acara maupun nomor penting lainnya. (ambulan, Polisi, Pemadam kebakaran, PLN, ataupun no kontak Jasa Transportasi).

Diskusi

1.      Siapa yang harus membantu petugas Keprotokolan?

2.      Apa saja kendala yang biasa dihadapi petugas Keprotokolan?

3.      Bagaimana cara petugas keprotokolan menyelesaikan problematika tugas di lapangan?

Referensi

1.      Al-Qur’an

2.      Al-Hadits

3.      AD ART Partai Keadilan Sejahtera

4.      Platfom Pembangunan Partai Keadilan Sejahtera

5.      Undang-Undang Dasar RI

6.      Buku Kumpulan Peraturan Pemerintah RI